La finalización del Estado de Alarma, ha supuesto para muchos españoles la reincorporación escalonada a sus puestos de trabajo. Sin embargo, hay muchas empresas que ya se han adaptado a la fórmula del teletrabajo y van a optar durante estos meses por mantener ese carácter preferente del trabajo a distancia e implementarlo a su nueva normalidad.
Durante estos meses, hemos leído muchos artículos sobre herramientas para el teletrabajo, pero muchas de estas guías eran muy amplias y te daban demasiadas opciones de herramientas sin determinar cuáles eran las que aumentaban mejor la productividad.
¿Qué herramientas para el teletrabajo son mejores? ¿Cuáles son las más versátiles y que mejoran la productividad?
A lo largo del artículo iremos analizando las principales herramientas para el teletrabajo en función a las distintas gestiones que se llevan a cabo en una empresa, resumiendo las dos o tres mejores de cada ámbito y ofreciendo una guía sintetizada y práctica para conseguir impulsar el teletrabajo consiguiendo los objetivos profesionales marcados.
¿Qué herramientas para el teletrabajo son las más productivas?
Dividiremos las herramientas para el teletrabajo en cinco áreas distintas: Gestión de la Comunicación, Organización del trabajo, Gestión de Contraseñas, Alojamiento y transferencia de Archivos y Gamificación y Aprendizaje Online.
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Gestión de la Comunicación
Las relaciones profesionales son las que más se han visto afectadas por esta nueva normalidad de teletrabajo. La comunicación ha disminuido por el mero hecho de que ya no pasamos tantas horas al lado de nuestros compañeros, pero eso no es límite para que nuestras relaciones sigan afianzándose y generando fiabilidad y confianza.
Slack, es una herramienta ideal para el teletrabajo. Permite crear grupos distintos para cada necesidad o proyecto de la empresa y reunir en cada uno a las personas que estén trabajando en ese proyecto. Es mucho más cercano y directo que el correo electrónico y te permite poder utilizar emojis como los que incorpora WhatsApp para darle un toque más informal y personal a las conversaciones.
Pexip es una plataforma que te permite crear salas virtuales de reunión personalizándolas y adaptándolas a tu empresa. Además, tiene la capacidad de conectar a todo tu equipo tanto desde el remoto como desde cualquier PC y lugar del mundo. Es versátil y dinámica y aúna los beneficios de Skype, Hangouts o Zoom en una misma aplicación.
La combinación de ambas puede ser un buen tándem para tener cubiertas todas las necesidades de comunicación que tengas en tu empresa, tanto en la parte más informal como en aquellas en las que se requiera un aspecto más formal.
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Organización del trabajo
¡Qué importante es la organización para mejorar la productividad! Este es uno de los puntos donde más se ha flaqueado durante la adaptación al teletrabajo. ¿Cómo organizar mis tareas y las de mis compañeros para no solapar o confundirnos en los trabajos que hacemos cada uno? En la oficina era tan simple como pedirle a tu compañero que te dejara ver como iba su parte del proyecto o trabajar en conjunto poniendo en manifiesto cómo lo haría cada uno. Pero, la tecnología está preparada para todo y existen aplicaciones muy útiles en este ámbito.
Monday es una herramienta muy visual que te permite tener organizado todos los proyectos que tienen en marcha y compartir esta información con tus compañeros para poder ver los resultados y evoluciones que va haciendo cada uno.
Para el trabajo colaborativo, Trello la posibilidad de organizar por tarjetas, listas y tableros los proyectos que tenéis que cada compañero y a cuáles hay que darle una mayor prioridad. Además, incorpora Butler, un robot que te permite automatizar los procesos de cada trabajo, ayudándote en la tarea.
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Gestión de contraseñas
Gestionar la seguridad de las distintas cuentas que puede utilizar un departamento es una tarea muy importante, ya que son las que cuidan de la información que guardas en cada una de las aplicaciones. Por ello, disponer de herramientas para el teletrabajo que gestionan y guardan tus contraseñas no sólo es un proceso útil para que todos los compañeros las tengáis a mano sino para salvaguardar tu seguridad.
Aplicaciones como LastPass o Dashlane te permiten poder organizar tus contraseñas y compartirlas con tu equipo sin que se descifre el contenido de la contraseña para que puedas mantener la seguridad. Se adaptan al acceso desde cualquier dispositivo siendo flexibles y cómodas para que nunca pierdas el acceso a los principales sitios webs y aplicaciones que utilices en tu trabajo.
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Almacenamiento y transferencia de archivos
En este apartado, con plena seguridad que conocéis las herramientas que os vamos a proponer. Pero la realidad es que son las más utilizadas por su flexibilidad multidispositivo, su accesibilidad y la practicidad de su interfaz.
Son las más conocidas del mercado y tienen un uso gratuito, aunque permiten aumentar el límite de espacio y otras características a través de una cuenta Premium. Aun así, su versión gratuita es muy útil para el almacenamiento y transferencia de archivos.
WeTransfer, DropBox y Google Drive. son las herramientas perfectas para mantener almacenados tus archivos. Además, Google Drive te permite poder editar por más de una persona a la vez documentos en línea, pudiendo trabajar modificar al instante archivos para llevar un proyecto en conjunto.
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Herramientas de Gamificación y Aprendizaje Online
Para las empresas que se han sumado al e-learning hay aplicaciones que son muy buenas para mejorar la calidad de la enseñanza online.
Kahoot! es una herramienta de gamificación que permite poder interactuar con el alumnado mientras juegan y se divierten, aprendiendo así de una manera mucho más lúdica. Se utiliza en más de 200 países y te permite adaptar tanto las preguntas como las opciones de respuesta a lo que más necesites.
Si lo que necesitas es una pizarra virtual multidispositivo y que permita conectarse a varios usuarios a la vez, NoteBookCaste reúne todo lo que buscas.
Pero si todavía no has implementado una buena plataforma e-learning, es el primer paso a tomar. En iEditorial contamos con las mejores plataformas, que adaptamos y personalizamos a tu empresa para que puedas impartir la mejor formación posible.
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